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Cómo implementar con éxito una Red Social al Interior de la Organización?

Cómo implementar con éxito una Red Social al Interior de la Organización?

Anteriormente hemos platicado sobre los beneficios del uso de las redes sociales al interior de la organización, pero no hemos platicado sobre cómo implementarías de forma tal que aumentemos las probabilidades de éxito en su adopción. Hoy hablaremos precisamente de esto, inviten al jefe a leer este artículo.

Y es que el éxito del proyecto no depende únicamente de la herramienta que utilices, ni de darla a conocer a la gente. El verdadero éxito de implementar una red social al interior reside en -el valor que el uso de la misma le genera al empleado-, y por ende a la empresa.

El concepto de la buena tecnología y la mala tecnología nos ayuda a entender lo que tu proyecto de redes sociales al interior va a requerir.

Antes de entrar en un proceso de selección de una plataforma de colaboración es importante que hayamos trabajado en los siguientes puntos, que en mi opinión son clave para tener una exitosa implementación.

  1. La empresa debe estar dispuesta a cambiar. Las tecnologías de información y comunicación han cambiado, y nuestros negocios deben cambiar con ellas; ignorar que es necesario cambiar nuestra forma de trabajar actual es garantizar el fracaso del proyecto. Este punto requiere un amplió trabajo con el equipo Directivo. Por dar un ejemplo, antes era “entendible” que no todos podían hablar con el jefe porque estaba en otra ubicación, o porque hacerte una cita le robaba mucho tiempo (y así nos podemos inventar todas las excusas que queramos) pero hoy lo tienes a un “tweet” de distancia, por qué no puedo hablar con él?, y si colaboro con él entonces cómo queda el organigrama ahora?. Un ejemplo sencillo de como las organizaciones están al borde de un gran cambio que tendrán que hacer quieran o no, ya que les podrás restringir el acceso de las puertas a las nuevas generaciones pero no les vas a poder restringir la comunicación electrónica.
  2. Priorizar. Las redes sociales al interior nos pueden dar muchos beneficios, tantos que nos podemos podemos perder muy fácil; de tal forma que necesitamos priorizar las necesidades del negocio. Aquí es importante que contemos con un (o varios) empleado que nos transmita cómo trabaja en el día, así como contar con un experto en tecnologías de colaboración social, para que nos ayude a identificar las funciones/roles/procesos que podemos “evolucionar“.
  3. Presupuesto. Hay tres presupuestos que podrían ayudarte aquí, el de tecnología, el de innovación, o el de mejora continua. Si por algo no hay presupuesto, entonces tendremos que hacerlo. No te apures, esto es fácil gracias al paso 2 (la priorización), a través del cual podremos identificar los posibles ahorros que vamos a generarle a la empresa, los cuales (en su totalidad o en un porcentaje) bien pueden ser el presupuesto para el proyecto.
  4. Control de la Información. Definir los requerimientos o particularidades en cuanto a control de la plataforma, no tanto por el aspecto técnico sino por el aspecto de dónde reside la información de nuestra empresa. De ahí se derivan las reglas para determinar cómo es que nos haremos de nuestra plataforma colaborativa; la tenemos que desarrollar?, la podemos comprar?, la podemos rentar?; la podemos tener en servidores internos?, en servidores externos?
  5. No pretender que toda la empresa la utilice el primer día. No va a pasar. El punto no es darles acceso a todos los empleados, el punto es darles qué hacer a todos. De ahí que en función de los procesos de negocio que vamos a ir evolucionando es el como iremos sumando gente a la red.
  6. Lineamientos. Contar con políticas sólidas en el uso de los nuevos medios sociales, al exterior o al interior de la organización.

Una buena preparación y atención a estos puntos hará que los empleados encuentren una herramienta que saben cómo utilizar y que en realidad les facilita su día, en lugar de una herramienta que no tiene sentido, que requiere más tiempo y que terminará siendo un distractor para el empleado (y sobra decir que para la empresa).

Puntos que nos hacen reflexionar sobre qué tan serio o tan a la ligera estamos tomando este tema. Este tema me recuerda al de Google+, en donde Google podría llenar de millones de usuarios en un día, pero ese no es el punto, el punto es hacer que lo adopten y que se mantengan ahí.

Ustedes qué opinan?, como siempre será un placer continuar la conversación en los comentarios o en las redes sociales.

Jorge Avila
Sígueme en twitter.com/jorgeavilam y facebook.com/jorgeavilamx

  • Excelente artículo y muy útil como guía básica para implementar una estrategia empresarial de Social Media
     
    Recomendable!!

    • Gracias Juan Carlos, efectivamente son la base para arrancar un proyecto de implementación de una red social al interior de la organización. Saludos! 🙂

  • Eduardo

    Hola Jorge, que opinas de abrir un Grupo en Facebook como estrategia de comunicación interna de una empresa, obviamente con el control de invitar o sacar usuarios con el control de un administrador. Y tomando en cuenta que todo mundo tiene Facebook y lo checa varias veces al dia (inclusive en el trabajo…)

    Gracias,

    • Eduardo, creo que es valido como un ejercicio de introducir a los empleados en la mecánica. Es decir, ellos ya usan facebook y les gusta, el hecho de integrar un grupo de la empresa en facebook es hacerlo fácil para ellos. 

      Pero hay que tener algunas consideraciones:

      1. Recordar que Facebook es donde residen tus datos, así que es recomendable que el Grupo sea para información casual (y que todos estén enterados de esto), por ejemplo, en dosensocial tenemos un grupo en facebook en donde se publican cosas casuales de la oficina, como cumpleaños, organizar los tacos del viernes, etc. También tenemos un grupo para comunicarnos con los Colaboradores de dosensocial, una forma fácil y simple de estar conversando con ellos, otra vez, conversación casual.
      2. Se claro en que información NO puede llegar a ese grupo de facebook, por ejemplo, temas de clientes, etc. Aunque suena redundante al punto 1, es importante dejar en claro que NO debe suceder.
      3. Capitaliza el uso de ese grupo identificando quienes son los más movidos para este tema, tal vez los quieras integrar a tu grupo social media; al mismo tiempo identifica a los usuarios que necesitan capacitación inmediata :P…
      4. Evoluciona; es importante que después de unas semanas/meses de uso, implementes una plataforma social al interior de tu organización, para que esa dinámica que se ha generado se lleve al interior de la organización, y ahí sí, comenzar a tener más eficiencia, mejor comunicación, etc. etc.

      En resumen, creo que es una buena forma de llevar a los empleados a perderle el miedo a esto del social media en la empresa.

  • Jorge, excelente artículo, yo les puedo compartir la experiencia que hemos tenido cuando implementamos redes sociales para uso interno y que nos han ayudado.

    1. Buscar un “Patrocinador Ejecutivo”, alguién dentro de la organización con la jerarquía suficiente (ya sea un área, persona o grupos de personas) que tengan clara la estrategia de la red social y sus beneficios y que puedan permear dicha adopción al resto de la organización.

    2. Buscar involucrar áreas suceptibles para iniciar la implementación (RH, Investigación y Desarrollo, Mercadotecnia) son excelentes áreas para iniciar la transformación interna.

    3. Tratar de involucrar el uso de la red social en herramientas de uso diario (El correo electrónico o la suite de oficina son buenos ejemplos)

    4. Talleres de Adopción.

    5. Fijar expectativas y DIFERENCIAR la red social interna de las públicas (facebook, Twitter, Linkedin, Google +)

    Tengo un pequeño artículo con algo de este tema en:
    http://esegallard.blogspot.com/2011/08/red-social-empresarial-por-donde.html

  • Jim Batista

    Hola Jorge,
    Me parece muy valioso el artículo para la implementación de redes sociales internas. Me gustaría saber si conocen las plataformas como Yammer o Chatter, y de ser así, ¿cuál ha sido su experiencia en el uso de la misma?

    • Jim, sí las conozco :), de hecho utilizamos Yammer en @avilaintegrador:twitter 

      Creo que uno de los factores más importantes, es compartirle al equipo de qué se trata y cómo les puede ayudar. Para nosotros es muy útil el poder tener conversaciones “en público”, logrando que toda la empresa se sensibilice sobre una situación sin tener que estar enviando comunicados.

      Es un canal de información vivo, donde puedes depositar u obtener información :)… Muy recomendable :).

      Chatter no lo utilizamos, porque cuando estuvimos con Salesforce todavía no lo tenían. Ahorita usamos otro CRM.