Cómo implementar con éxito una Red Social al Interior de la Organización?

Anteriormente hemos platicado sobre los beneficios del uso de las redes sociales al interior de la organización, pero no hemos platicado sobre cómo implementarías de forma tal que aumentemos las probabilidades de éxito en su adopción. Hoy hablaremos precisamente de esto, inviten al jefe a leer este artículo.

Y es que el éxito del proyecto no depende únicamente de la herramienta que utilices, ni de darla a conocer a la gente. El verdadero éxito de implementar una red social al interior reside en -el valor que el uso de la misma le genera al empleado-, y por ende a la empresa.

El concepto de la buena tecnología y la mala tecnología nos ayuda a entender lo que tu proyecto de redes sociales al interior va a requerir.

Antes de entrar en un proceso de selección de una plataforma de colaboración es importante que hayamos trabajado en los siguientes puntos, que en mi opinión son clave para tener una exitosa implementación.

1. La empresa debe estar dispuesta a cambiar. Las tecnologías de información y comunicación han cambiado, y nuestros negocios deben cambiar con ellas; ignorar que es necesario cambiar nuestra forma de trabajar actual es garantizar el fracaso del proyecto. Este punto requiere un amplió trabajo con el equipo Directivo. Por dar un ejemplo, antes era «entendible» que no todos podían hablar con el jefe porque estaba en otra ubicación, o porque hacerte una cita le robaba mucho tiempo (y así nos podemos inventar todas las excusas que queramos) pero hoy lo tienes a un «tweet» de distancia, por qué no puedo hablar con él?, y si colaboro con él entonces cómo queda el organigrama ahora?. Un ejemplo sencillo de como las organizaciones están al borde de un gran cambio que tendrán que hacer quieran o no, ya que les podrás restringir el acceso de las puertas a las nuevas generaciones pero no les vas a poder restringir la comunicación electrónica.
2. Priorizar. Las redes sociales al interior nos pueden dar muchos beneficios, tantos que nos podemos podemos perder muy fácil; de tal forma que necesitamos priorizar las necesidades del negocio. Aquí es importante que contemos con un (o varios) empleado que nos transmita cómo trabaja en el día, así como contar con un experto en tecnologías de colaboración social, para que nos ayude a identificar las funciones/roles/procesos que podemos «evolucionar«.
3. Presupuesto. Hay tres presupuestos que podrían ayudarte aquí, el de tecnología, el de innovación, o el de mejora continua. Si por algo no hay presupuesto, entonces tendremos que hacerlo. No te apures, esto es fácil gracias al paso 2 (la priorización), a través del cual podremos identificar los posibles ahorros que vamos a generarle a la empresa, los cuales (en su totalidad o en un porcentaje) bien pueden ser el presupuesto para el proyecto.
4. Control de la Información. Definir los requerimientos o particularidades en cuanto a control de la plataforma, no tanto por el aspecto técnico sino por el aspecto de dónde reside la información de nuestra empresa. De ahí se derivan las reglas para determinar cómo es que nos haremos de nuestra plataforma colaborativa; la tenemos que desarrollar?, la podemos comprar?, la podemos rentar?; la podemos tener en servidores internos?, en servidores externos?
5. No pretender que toda la empresa la utilice el primer día. No va a pasar. El punto no es darles acceso a todos los empleados, el punto es darles qué hacer a todos. De ahí que en función de los procesos de negocio que vamos a ir evolucionando es el como iremos sumando gente a la red.
6. Lineamientos. Contar con políticas sólidas en el uso de los nuevos medios sociales, al exterior o al interior de la organización.

Una buena preparación y atención a estos puntos hará que los empleados encuentren una herramienta que saben cómo utilizar y que en realidad les facilita su día, en lugar de una herramienta que no tiene sentido, que requiere más tiempo y que terminará siendo un distractor para el empleado (y sobra decir que para la empresa).

Puntos que nos hacen reflexionar sobre qué tan serio o tan a la ligera estamos tomando este tema. Este tema me recuerda al de Google+, en donde Google podría llenar de millones de usuarios en un día, pero ese no es el punto, el punto es hacer que lo adopten y que se mantengan ahí.

Ustedes qué opinan?, como siempre será un placer continuar la conversación en los comentarios o en las redes sociales.

Jorge Avila
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