En el mundo de la Interacción Digital una de las herramientas más antiguas y utilizadas es el correo electrónico (el famoso email) sin embargo todavía es muy común que no lo usemos bien.
Un correo mal redactado pierde muchos beneficios que esta maravillosa herramienta nos puede dar y de ahí la importancia de mejorar. Hoy compartimos contigo 7 consejos para mejorar la calidad en la comunicación que tienes a través de tus emails lo que te permitirá ser más efectivo, ahorrar tiempo y uno que otro coraje :).
Antes que nada hay que mencionar que tener una buena ortografía, gramática y redacción es muy importante, aunque no te dediques a escribir tener un nivel decente es esencial, ah, sin olvidar evitar el terrible caso de escribir todo en sólo un párrafo con puras mayúsculas (por favor no lo hagas); creo que esto sería el consejo cero. Dicho esto, veamos los 7 consejos de hoy.
1. Asegúrate de que sea claro el con quién hablas.
Comenzar los correos con el nombre de la persona a la que le estás hablando es ideal en particular en correos donde se esta incluyendo a mucha gente, esto aunado al correcto uso de los campos Para:, CC: y BCC:.
Por si tienes dudas del uso correcto de estos campos aquí damos una repasada:
Para: Busca incluir sólo una persona aquí; es el principal responsable de atender tu mensaje.
CC: (Carbon Copy) Incluye aquí el nombre de las personas que deben estar enteradas del tópico que estás tocando. Ojo: No incluir a personas que deberían estar enteradas es un error común.
BCC: (Blind Carbon Copy) Aquí puedes poner a personas que quieras estén enteradas pero que no quieres sean vistas por las demás personas en el correo. Es decir, las personas en el Para: y el CC: no verán las direcciones que pongas en este campo.
2. Todo correo debe tener un propósito.
Desde saludar, hasta darle seguimiento a un tema o pedir un favor. Si este correo va a existir es por alguna razón y debe ser clara y conocida para todos los involucrados.
Asegúrate que tu redacción es clara en esta parte, comienza tu mensaje con la razón del correo.
Ejemplo de un correo con propósito claro:
Jorge,
Te escribo para saludarte y pedirte me envíes la presentación de tu empresa.
Saludos,
3. Se directo y breve.
Existen diversas corrientes que buscan promover la efectividad de los mensajes, evitando lo más posible enviar texto innecesario. Algunos dicen que 3 oraciones son suficiente para expresar lo que realmente necesitamos; para los que necesitan un poco más están las versiones de 4 y 5 oraciones.
El punto aquí es evitar “cantinflear“, principalmente en el mundo profesional; claro que si tu correo es para darle un estatus de tu vida a un amigo o familiar, o simplemente te quieres desahogar con un amigo/a, se tan extenso como gustes.
4. No utilices el campo Título como el mensaje.
Algunos en su afán por ganar tiempo, o llamar la atención del receptor, deciden enviar el contenido del mensaje en el campo Título, lo cual no es recomendable por las siguientes razones:
a. Con la popularidad de los celulares inteligentes, es muy probable que tus correos se lean en un celular algún día. Por el tamaño de las pantallas muchos celulares cortan el título para mostrar sólo una cierta cantidad de letras y después poner un “…”, de ahí que poner tu mensaje en el Título no sea una buena idea.
b. Otra razón para no hacer esto, es el hecho de que muchos tenemos nuestros mailbox abiertos en la computadora y al ser tu mensaje el título otras personas que pasen por ahí pueden leer el mensaje.
5. Utiliza el título como indicador de Tema y Motivo del mensaje.
Un título de correo bien formado es una maravilla, incluso te ayuda a organizar tu buzón visualmente. Un formato estándar también te puede ayudar, mi recomendación es utilizar el siguiente:
Título: Tema – Razón del Correo [Etiqueta]
- El Tema es el nombre del proyecto, empresa, cliente, proveedor, o tópico que estás tratando.
- La Razón del Correo es la actividad o particularidad del Tema que estás tratando.
- La [Etiqueta] es opcional y te ayuda a darle peso al correo, en caso de ser necesario.
Algunos ejemplos de títulos de correo efectivos:
dosensocial – Felicidades por su blog!
Amazon – Seguimiento a pedido 88927739 [URGENTE]
Este es el formato que busco utilizar en todos mis correos, si lo usas de manera constante verás que ordenar e incluso buscar en tu buzón de correo te será más fácil.
6. Piensa en el futuro.
A diferencia de un chat o algún mensaje en las redes sociales, los correos electrónicos tienen una particular relevancia a través del tiempo. Incluso algunas personas los utilizan como comprobantes de solicitudes, autorizaciones y/o algunos otros usos legales.
Por esta razón, es importante que te tomes el tiempo en ser claro en tus correos ya que en un futuro cercano puedes requerir apoyarte en el historial de los mismos, y qué mejor que contar con información clara; no queremos dejarle todo a nuestra mente, verdad?
7. Utiliza una plantilla predefinida para enviar tus correos.
Utilizar una plantilla en tu correo te puede ayudar a asegurarte que no se te olvide ninguno de estos puntos, y así redactar un excelente correo.
Un ejemplo de cómo se puede ver una plantilla:
En el Título: Tema – Razón del correo [Etiqueta]
En el Cuerpo:
Quién:
Qué:
Cuándo:
Dónde:
Cómo:
Crear una plantilla en la mayoría de los clientes de correo es muy sencillo. La forma más simple es crear un correo en donde tecleas toda esta información y lo guardas como Borrador, el cual podrás duplicar y utilizar cuantas veces quieras.
Adicional a estos 7 consejos no olvides configurar bien tu cliente de correo, que la gran mayoría ofrece mucha funcionalidad, como lo son las firmas, las auto-respuestas, las reglas, plantillas inteligentes, entre otras.
Un correo bien formado puede tomar más tiempo en el corto plazo (no mucho realmente), pero estoy seguro que te ahorrará mucho tiempo en el mediano y largo plazo. Y aunque no lo creas, tus correos dicen mucho de ti.
Y tú qué opinas?, qué consejos o trucos son los que te sirven a ti?
Saludos,
Jorge Avila
