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7 consejos prácticos para mejorar tus correos electrónicos

7 consejos prácticos para mejorar tus correos electrónicos

En el mundo de la Interacción Digital una de las herramientas más antiguas y utilizadas es el correo electrónico (el famoso email) sin embargo todavía es muy común que no lo usemos bien.

Un correo mal redactado pierde muchos beneficios que esta maravillosa herramienta nos puede dar y de ahí la importancia de mejorar. Hoy compartimos contigo 7 consejos para mejorar la calidad en la comunicación que tienes a través de tus emails lo que te permitirá ser más efectivo, ahorrar tiempo y uno que otro coraje :).

Antes que nada hay que mencionar que tener una buena ortografía, gramática y redacción es muy importante, aunque no te dediques a escribir tener un nivel decente es esencial, ah, sin olvidar evitar el terrible caso de escribir todo en sólo un párrafo con puras mayúsculas (por favor no lo hagas); creo que esto sería el consejo cero. Dicho esto, veamos los 7 consejos de hoy.

1. Asegúrate de que sea claro el con quién hablas.

Comenzar los correos con el nombre de la persona a la que le estás hablando es ideal en particular en correos donde se esta incluyendo a mucha gente, esto aunado al correcto uso de los campos Para:, CC: y BCC:.

Por si tienes dudas del uso correcto de estos campos aquí damos una repasada:

Para: Busca incluir sólo una persona aquí; es el principal responsable de atender tu mensaje.

CC: (Carbon Copy) Incluye aquí el nombre de las personas que deben estar enteradas del tópico que estás tocando. Ojo: No incluir a personas que deberían estar enteradas es un error común.

BCC: (Blind Carbon Copy) Aquí puedes poner a personas que quieras estén enteradas pero que no quieres sean vistas por las demás personas en el correo. Es decir, las personas en el Para: y el CC: no verán las direcciones que pongas en este campo.

2. Todo correo debe tener un propósito.

Desde saludar, hasta darle seguimiento a un tema o pedir un favor. Si este correo va a existir es por alguna razón y debe ser clara y conocida para todos los involucrados.

Asegúrate que tu redacción es clara en esta parte, comienza tu mensaje con la razón del correo.

Ejemplo de un correo con propósito claro:

Jorge,

Te escribo para saludarte y pedirte me envíes la presentación de tu empresa.

Saludos,

3. Se directo y breve.

Existen diversas corrientes que buscan promover la efectividad de los mensajes, evitando lo más posible enviar texto innecesario. Algunos dicen que 3 oraciones son suficiente para expresar lo que realmente necesitamos; para los que necesitan un poco más están las versiones de 4 y 5 oraciones.

El punto aquí es evitar “cantinflear“, principalmente en el mundo profesional; claro que si tu correo es para darle un estatus de tu vida a un amigo o familiar, o simplemente te quieres desahogar con un amigo/a, se tan extenso como gustes.

4. No utilices el campo Título como el mensaje.

Algunos en su afán por ganar tiempo, o llamar la atención del receptor, deciden enviar el contenido del mensaje en el campo Título, lo cual no es recomendable por las siguientes razones:

a. Con la popularidad de los celulares inteligentes, es muy probable que tus correos se lean en un celular algún día. Por el tamaño de las pantallas muchos celulares cortan el título para mostrar sólo una cierta cantidad de letras y después poner un “…”, de ahí que poner tu mensaje en el Título no sea una buena idea.
b. Otra razón para no hacer esto, es el hecho de que muchos tenemos nuestros mailbox abiertos en la computadora y al ser tu mensaje el título otras personas que pasen por ahí pueden leer el mensaje.

5. Utiliza el título como indicador de Tema y Motivo del mensaje.

Un título de correo bien formado es una maravilla, incluso te ayuda a organizar tu buzón visualmente. Un formato estándar también te puede ayudar, mi recomendación es utilizar el siguiente:

Título: Tema – Razón del Correo [Etiqueta]

  1. El Tema es el nombre del proyecto, empresa, cliente, proveedor, o tópico que estás tratando.
  2. La Razón del Correo es la actividad o particularidad del Tema que estás tratando.
  3. La [Etiqueta] es opcional y te ayuda a darle peso al correo, en caso de ser necesario.

Algunos ejemplos de títulos de correo efectivos:

dosensocial – Felicidades por su blog!
Amazon – Seguimiento a pedido 88927739 [URGENTE]

Este es el formato que busco utilizar en todos mis correos, si lo usas de manera constante verás que ordenar e incluso buscar en tu buzón de correo te será más fácil.

6. Piensa en el futuro.

A diferencia de un chat o algún mensaje en las redes sociales, los correos electrónicos tienen una particular relevancia a través del tiempo. Incluso algunas personas los utilizan como comprobantes de solicitudes, autorizaciones y/o algunos otros usos legales.

Por esta razón, es importante que te tomes el tiempo en ser claro en tus correos ya que en un futuro cercano puedes requerir apoyarte en el historial de los mismos, y qué mejor que contar con información clara; no queremos dejarle todo a nuestra mente, verdad?

7. Utiliza una plantilla predefinida para enviar tus correos.

Utilizar una plantilla en tu correo te puede ayudar a asegurarte que no se te olvide ninguno de estos puntos, y así redactar un excelente correo.

Un ejemplo de cómo se puede ver una plantilla:

En el Título: Tema – Razón del correo [Etiqueta]
En el Cuerpo:

Quién:

Qué:

Cuándo:

Dónde:

Cómo:

Crear una plantilla en la mayoría de los clientes de correo es muy sencillo. La forma más simple es crear un correo en donde tecleas toda esta información y lo guardas como Borrador, el cual podrás duplicar y utilizar cuantas veces quieras.

Adicional a estos 7 consejos no olvides configurar bien tu cliente de correo, que la gran mayoría ofrece mucha funcionalidad, como lo son las firmas, las auto-respuestas, las reglas, plantillas inteligentes, entre otras.

Un correo bien formado puede tomar más tiempo en el corto plazo (no mucho realmente), pero estoy seguro que te ahorrará mucho tiempo en el mediano y largo plazo. Y aunque no lo creas, tus correos dicen mucho de ti.

Y tú qué opinas?, qué consejos o trucos son los que te sirven a ti?

Saludos,
Jorge Avila





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  • Me parece excelente que le des importancia a la ortografía y redacción. Cada vez la gente escribe más mal. No le da importancia a las reglas de acentuación, puntuación etc. Además es importante la parte que mencionas de escribir lo escencial. Es muy importante que los correos no sean extremdamente largos. Muy valioso tu escrito.

    • Alejandra, así es, la ortografía y la redacción es súper importante. Y que sean cortos y al granos :).

    • Alejandra, así es, la ortografía y la redacción es súper importante. Y que sean cortos y al granos :).

  • Fue en una serie televisiva que se me quedo muy grabado aquello de “La clave de una comunicación efectiva es la brevedad” en ese punto estoy muy de acuerdo.

    Lo de BCC y CC, parece que si existe un mercado para lanzar un tomo como “E-mail for dummies” en especial con la mezcla de correos, cuando laboraba en NSK me topaba con títulos como “RV: Fwd: re: FWD – aviso” parece que a mucha gente parece no importarle dar un buen uso a esos espacios y como que existe una comprensible duda de ofrecerle a alguien un “crash training” en las siglas del correo, no sea que se nos ofenda.

    Si ésta lista pudiera ser más breve y estar en los kits de bienvenida al ingresar al mundo laboral sería genial, lo único que no es aplicable para muchos campos es hacer plantillas, pues ocurre que a veces tienes muchos y muy variados tipos de respuesta, como envios de actualizaciones, solicitudes de cotización, reportes, conclusiones de análisis, a vece en inglés, español, etc, tal vez una plantilla universal (y más cuando comenzamos a batllar con codificaciones y unicode) no está al alcance de todos, pero, no por eso deja de ser una buena recomendación.

    • Tocayo, así es… me he visto tentado muchas veces a escribir un libro de bolsillo en este tema 🙂

  • jajajaja podría ser absurdo este post, ¿consejos para escribir un correo electrónico? pero la verdad es que no, aveces somos tan despistados y la tecnología nos ha hecho tan perezosos que no nos detenemos a analizar un e-mail y solemos cometer errores que nos hacen perder el tiempo; muy bien por este post.

    Saludos Señor! ;D

  • Muy buen artículo Jorge, Gracias.

    En cuanto a lo breve de los mensajes, es una cuestión cultural (Típicamente Mexicana) la de utilizar frases “Cliche” que terminar por consumir muchos caracteres, sin embargo algunas personas se ofenden al momento de recibir un mensaje breve al considerarlo rudo.

    Muchas gracias por compartir tus “tips”, en lo personal utilizo las firmas todo el tiempo, las autorespuestas solo en época vacacional y algunas reglas para los buzones de mayor prioridad.

    Tengo Mac, IPad y Blackberry y en está última he preparado “texto automático” con información de mi negocio a fin de responder rapidamente a nuevos prospectos, así como un texto especial que informa que voy en traslado, conduciendo (Lo envío solo en altos), ó en alguna reunión, todo esto con solo presionar algún signo de los que se utilizan muy poco. Es un truco que me permite responder rapidamente sin teclear tanto en el blackberry y así poder ofrecer un buen servicio a quienes me contactan.

    Espero les sea de utilidad.

    Saludos

    Jaime Leal
    http://www.jaimeleal.com
    Twitter: @jaimeleal

    • Rcjp2007

      De acuerdo total con lo que aporta Jaime,

      Jorge, esto de los textos automáticos puede ser un tema a publicar en este blog

      Saludos a ambos

      Roberto Juárez

      @rcjp

  • Muy buenos consejos, realmente hacen mucha falta. Siendo que es el correo electronico tiene tanta importancia en un nuestra vida personal y profesional, hay que mejorar la forma de comunicación para darnos a entender mejor y evitar tantos malos entendidos, ademas ser mas profesionales en nuestra redacción,

    • Así es mi estimado. La comunicación vía email todavía es (y será por un rato más) muy relevante en nuestra vida personal y profesional :). Te envío saludos,

  • Pingback: ¿Quieres que le den ReTweet a tus Tweets?, checa estos consejos.()

  • Muy buen articulo.

    Un saludo.

    Andrés Rodilana

    • Muchas gracias Andrés, realmente espero sea contenido útil, y entre más nos ayuden a darlo a conocer mejor 🙂

  • Maveleth2

    Hola Jorge. Tengo una pregunta. Cuando hago mailing de un boletín, ¿entonces no debo poner la cabeza del boletín en el asunto? ¿qué sugieres en este punto? Gracias. 

  • Maveleth2

    Hola Jorge. Tengo una pregunta. Cuando hago mailing de un boletín, ¿entonces no debo poner la cabeza del boletín en el asunto? ¿qué sugieres en este punto? Gracias. 

  • Maveleth2

    Hola Jorge. Tengo una pregunta. Cuando hago mailing de un boletín, ¿entonces no debo poner la cabeza del boletín en el asunto? ¿qué sugieres en este punto? Gracias. 

    • Mave, no estoy seguro de haber entendido la pregunta. 

      Si es un email personal o un boletín, bien se puede aplicar el concepto de titulo que exprese aquí. En particular cuando usas esos sistemas de mailing que te permite personalizar cada uno de los correos que mandas. 

      De ahí que puedas mandar cosas como:

      dosensocial – Invitación a Expo Tecnología 2011
      ó
      dosensocial – Desea usted generar más ingresos? (<- hehe, perdón, es que ese titulo me llega mucho :P)…

      En la misma línea, espero que los boletines que manden no sean spam o simple folletería, el concepto de agregar valor no es exclusivo de las redes sociales, es aplicable a toda interacción (física o digital); aplicarlo siempre nos traerá algo bueno. 

      Un saludo,

      • txemaramos

        Enhorabuena Jorge.
        Hace años comencé a trabajar en una empresa pionera y mi director nos obligaba a practicar estos consejos, o parte de ellos.
        Llevo practicando estos tips durante años y ya no puedo obviarlos.
        Me costó un poco al principio porque lo creía una pérdida de tiempo, pero luego y  ahora lo agradezco infinitamente.
        Te sigo en TW y lo seguiré haciendo, claro está
        @txemaramos

        • Hey, muchas gracias!… La verdad es que aplicar estos consejos en nuestra comunicación diaria es muy útil, como lo comentas al inicio puede ser algo que hacemos conscientemente y toma tiempo, pero al paso del tiempo es algo que hacemos de forma natural y muy rápido.

          Te mando saludos y gracias por compartir el comentario 🙂

  • Honestamente me pareció un post muy simple pero demasiado útil, que bueno y todo en la vida fuera así, gracias por las recomendaciones.  Debería de haber un libro llamado “E-Mail for Dummies” donde expliquen todo y cada cosa que tiene o puede hacer tu mail.

    • Tienes mucha razón, un libro no sería mala idea. Muchas gracias por el comentario! 🙂

    • Hey, muchas gracias por el comentario… Te mando un Saludo 🙂

  • Genial. No hay nada peor que ver un correo electrónico mal redactado.

    • Muy cierto Manny, los correos electrónicos hablan mucho de quien lo envía… es como una carta de presentación.

  • Beta1963

    Muy buenos consejos.L a ortografia , la gramática y la redacción  son asignaturas pendientes en muchos e-mails . 

    A mi me parece bien   utilizar el campo titulo como mensaje , siempre que puedas hacerlo en 4 palabras . Puede servir para recordar una cita, una  tarea,  etc..eso para los que no tengan whatsapp, claro.
    Pero odio  esa mania que tienen algunos de no cambiar nunca el titulo de los emails  cuando la conversacion ya no tiene nada que ver con lo que la inició. .  
      

    • Muy buen punto, hay que estar muy conscientes del tema del email, y no querer llevar toda una reunión de pendientes por ese medio :)… Te mando saludos,

  • Fortulem

    A ver, Jorge y si envías un correo por primera vez a una empresa, relativo a una propuesta de trabajo, digamos.? Serían unas líneas, así de breve.?
    Y qué me cuentas de la página de correo predeterminada, creo que se dice así cuando le colocas un rótulo, como si fuera una hoja timbrada.?
    Se supone que debes rendir la condición de la formalidad empresarial, no.?
    Bueno, no te haré aquí un cuestionario completo con mis preguntas y demás. Así que lo dejo ahí.

    Muchas gracias por compartir.

    Elvin Matos.

    • Elvin,

      Bueno el punto aquí no es ser parco, sino breve en sentido “vamos al punto”. Es como cuando te cuentan toda una historia para que al final te pregunten que una cosa muy simple. Mejor inicia con la necesidad y luego (si fuera necesario) me cuentas la historia.

      Sobre las hojas timbradas, entiendo que hablas de las plantillas con diseño gráfico, no soy muy partidario de ellas ya que en clientes móviles no siempre se ven bien.

      Espero haber entendido bien las preguntas, y una disculpa por tardarme en contestar, de repente me saturo, pero lo intento :).

      Saludos,

  • Gabriel Jiménez.

    Existen cuentas de correo, sobretodo en empresas, que son utilizdas por más de una persona. En este caso es importantísimo FIRMAR cada mensaje que se envía.

    Ejemplo:

    Recibe un cordial Saludo.
    Oscar Alfaro.

    • Totalmente de acuerdo. Ideal no compartir la cuenta :P.

  • Marcelino Llano

    Realmente, Jorge, hay quien se mete en complejidades sin haber asimilado lo básico. Enrique Dans, una autoridad española en redes sociales, posteaba recientemente una entrada sobre si nos planteamos suficientemente cuándo procede hacer una llamada telefónica y cuándo es más conveniente un método menos intrusivo para contactar con alguien o comunicarle algo (SMS, WhatsApp, e-mail…).

    • Así es, poco tiempo le dedicamos a encontrar el mejor medio. De hecho esto tiene mucho que ver con el “arte de abordar” a los individuos, es decir, encontrar el mejor momento y la mejor forma para poder contactar a alguien.

      Lo que nos dice que todavía hay mucha área de oportunidad 😉

  • Muchas gracias Alejandra 😛

  • Clara

    Sugeriría ejemplos de saludos, cuerpos y despedidas, en lo personal busco mejorar mis redacciones. Muy buen resumen los 7 consejos.

    En hora buena, gracias.